Zásady ochrany osobních údajů pro interní nábor v Hays

ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ PRO INTERNÍ NÁBOR V HAYS

ÚVOD

• Tyto Zásady ochrany osobních údajů pro interní nábor platí pro jednotlivce, kteří se ucházejí o zaměstnání ve společnosti Hays.
• Zásady ochrany osobních údajů pro interní nábor popisují způsob shromažďování, použití a zpracování vašich osobních údajů a dále způsob splnění právních povinností, které vůči vám máme. Vaše soukromí je pro nás důležité a ochranu a zajištění vašich práv na jeho ochranu považujeme za prioritu.
• Pokud uvedete, že byste si zároveň přáli, abychom vaše osobní údaje zpracovávali za účelem vyhledání vhodných rolí u klientů Hays nebo jiných třetích stran, budou pro vás ve smyslu tohoto zpracování platit Obecné zásady ochrany osobních údajů. Jejich znění najdete na našich webových stránkách.

• Aby nedošlo k pochybnostem, tyto Zásady ochrany osobních údajů pro interní nábor neplatí pro zaměstnance Hays, kteří se ucházejí o interní role – pokud je to váš případ, seznamte se prosím se zvláštními zásadami ochrany osobních údajů zaměstnanců, ke kterým můžete získat přístup prostřednictvím intranetu Hays.
• Pokud přijmete nabídku zaměstnání u Hays, měli byste se seznámit s informacemi uvedenými v Zásadách ochrany osobních údajů zaměstnanců, kde zjistíte více o tom, jak zpracováváme osobní údaje zaměstnanců, což vám bude zároveň sděleno během přijímacích procedur.

• Pro účely splnění požadavků platné legislativy upravující ochranu osobních údajů (mimo jiné též Obecného nařízení o ochraně osobních údajů (Nařízení (EU) 2016/679) (dále jen „GDPR“), uvádíme, že společnost odpovědná za nakládání s vašimi osobními údaji („Hays“ nebo „my“) je uvedena v Příloze 1.
• Tyto zásady ochrany osobních údajů pro interní nábor mohou být v nepravidelných intervalech doplňovány. Všechny změny našeho přístupu k ochraně soukromí budou k dispozici na této stránce.
• Nejste-li spokojeni s jakýmkoli aspektem našich Zásad ochrany osobních údajů pro interní nábor, je možné, že vám vznikají určité právní nároky, které jsme na příslušných místech popsali.
• Tyto Zásady ochrany osobních údajů pro interní nábor platí v příslušných zemích, kde se nacházejí organizační složky naší mezinárodní sítě. Přístup k ochraně osobních údajů se v různých zemích může mírně lišit, takže součástí těchto Zásad ochrany osobních údajů pro interní nábor jsou také místní přílohy. Shrnutí podmínek platných v konkrétní zemi najdete v Příloze 3. Díky tomu je zajištěn soulad s požadavky na ochranu osobních údajů bez ohledu na to, kde působíte.

JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE SHROMAŽĎUJEME PŘI NÁBORU?

• Shromažďujeme o vás údaje, které umožní hladký průběh náboru. Příkladem mohou být situace, kdy je v našem oprávněném zájmu zvážit obsazení konkrétní role právě vámi a ujistit se, že jsme schopni splnit své zákonné a regulačními orgány stanovené povinnosti. V závislosti na situaci a požadavcích platné legislativy můžeme shromažďovat některé nebo všechny níže uvedené údaje, které k tomu můžeme potřebovat. Tyto Zásady mají mezinárodní dosah a je důležité zmínit, že v určitých jurisdikcích je možnost zpracování některých z níže uvedených údajů legislativně omezena. V takových případech nebudeme v těchto jurisdikcích příslušné údaje zpracovávat. Pro zjednodušení uvádíme ve druhé části následujícího seznamu příklady nejvýznamnějších údajů, jejichž zpracování je v určitých jurisdikcích povoleno, nebo dokonce povinné, zatímco v jiných jurisdikcích je zakázáno:
  • jméno,
  • věk/datum narození,
  • kontaktní údaje, jako je adresa, e-mailová adresa a telefonní číslo,
  • rodné číslo,
  • pohlaví,
  • fotografie,
  • rodinný stav,
  • životopis,
  • podrobnosti o vzdělání,
  • dosavadní praxe a místa předchozího zaměstnání,
  • údaje osob potvrzujících reference,
  • váš podpis, včetně jeho elektronické formy,
  • imigrační status (povinnost vyřídit pracovní povolení),
  • národnost / občanství / místo narození,
  • kopie řidičského průkazu a/nebo pasu / občanského průkazu,
  • číslo sociálního pojištění (nebo jeho ekvivalentu používaného ve vaší zemi) a další informace související s daňovými povinnostmi,
  • podrobnosti o vašich aktuálních a předchozích rolích včetně informací o platových podmínkách, penzích a dohodnutých benefitech,
  • doplňující informace, které nám sdělíte,
  • doplňující informace, které nám o vás sdělí osoby potvrzující reference,
  • veškeré další údaje vyžadované místními předpisy a
  • další informace, které získáme ze zdrojů třetích stran.
• Jak je uvedeno výše, v následujícím seznamu jsou uvedeny některé významnější příklady údajů, které v určitých jurisdikcích zpracováváme, ale v jiných jurisdikcích je jejich zpracování zakázáno (takže je v těchto jurisdikcích nezpracováváme):
  • finanční informace (včetně případů, kdy je nutné provést kontrolu finanční situace),
  • údaje o diverzitě včetně informací o rase nebo etnickém původu, náboženském vyznání a dalších přesvědčeních a dále o fyzickém nebo duševním stavu včetně údajů o případném postižení,
  • sexuální orientace,
  • biometrické údaje,
  • záběry z průmyslových kamer CCTV pořízené během vaší přítomnosti v našich objektech,
  • podrobnosti o jakýchkoli trestných činech a
  • komunikace určené společnosti Hays a odeslané prostřednictvím systémů Hays včetně e-mailů, okamžitých zpráv, příspěvků na sociální sítě, SMS zpráv a zpráv v komunikačních aplikacích (jako je WhatsApp).
• Vezměte prosím na vědomí, že výše uvedené seznamy kategorií osobních údajů, které zpracováváme, nejsou vyčerpávající.
• Budeme zpracovávat, uchovávat nebo provádět veškeré výše uvedené činnosti s osobními údaji, abychom zajistili hladký průběh náboru a mohli přijímat informovaná rozhodnutí o vaší vhodnosti k dané roli (nebo jiným příslušným rolím, které by mohly být k dispozici v závislosti na okolnostech).

• V závislosti na typu konkrétních osobních údajů a důvodech, ze kterých tyto údaje zpracováváme, nemusíme být v případě, že nám tyto údaje odmítnete poskytnout, schopni zajistit pokračování náboru.
• Podrobnosti o právním základu našich postupů při využití a zpracování vašich osobních údajů najdete níže v oddílu Právní základ pro zpracování vašich údajů.

JAK SHROMAŽĎUJEME OSOBNÍ ÚDAJE?

Vaše osobní údaje shromažďujeme třemi hlavními způsoby:

1. osobní údaje nám poskytnete,,
2. osobní údaje získáme z jiných zdrojů a
3. osobní údaje shromáždíme automaticky.

Níže najdete podrobnější popis jednotlivých způsobů shromažďování údajů.

Osobní údaje, které nám poskytnete

• Cílem Hays je zajistit řádný průběh náboru, a proto potřebujeme shromažďovat určité typy údajů.
• Svoje údaje s námi můžete sdílet různými způsoby. Dle okolností a v souladu s místními zákony a předpisy mohou tyto způsoby zahrnovat:

• podání žádosti o zaměstnání ve společnosti Hays prostřednictvím našich webových stránek nebo jiného náborového portálu,
• podání žádosti o zaměstnání ve společnosti Hays e-mailem,
• podání žádosti o zaměstnání ve společnosti Hays přes pracovní portál (např. Monster nebo StepStone),
• podání žádosti o zaměstnání ve společnosti Hays prostřednictvím webových stránek zaměřených na networking (např. LinkedIn),
• podání žádosti o zaměstnání ve společnosti Hays odesláním životopisu nebo přihlášky, ať už v tištěné podobě nebo elektronicky,
• vaše registrace k zasílání našich dalších informací na pracovním veletrhu nebo jiné náborové akci Hays, včetně vašeho požadavku na zaslání kopie naší případné prezentace,
• podání přihlášky do našich mentoringových programů nebo stáží,
• vyplnění formuláře přihlášky uchazeče v průběhu pohovoru,
• případy, kdy jste jako uchazeč již dříve kontaktovali společnost Hays a poptávali služby Hays při hledání zaměstnání u třetí strany,

• údaje, které poskytnete zaměstnancům Hays při komunikaci v průběhu náboru,
• vyplnění testu vhodnosti uchazečů na našich webových stránkách (pokud je ve vaší jurisdikci k dispozici).

Osobní údaje, které získáme z jiných zdrojů

• Vaše osobní údaje získáváme i z dalších zdrojů. V závislosti na okolnostech a platné místní legislativě a dalších požadavcích může jít o osobní údaje získané následujícími způsoby:
  • vaše údaje získáme během prohledávání zdrojů třetích stran, jako je např. LinkedIn nebo pracovní portály, v rámci náboru uchazečů o role v Hays,
  • pokud vás společnosti Hays, například našim interním náborovým týmům, doporučí náš zaměstnanec, bude s námi sdílet vaše osobní údaje,
  • pokud vás doporučí personální agentura nebo poradce, může nám poskytnout vaše osobní údaje,
  • vaše údaje získáme od některého z našich interních náborových týmů, které obdržely vaše údaje například prostřednictvím pracovních portálů nebo seznamu absolventů,
  • vaše údaje získáme od třetích stran, jako jsou dřívější zaměstnanci Hays, kteří vás doporučí na konkrétní roli,
  • vaše údaje získáme od třetích stran, které nám poskytují služby a provedly naším jménem kontrolu vaší situace,
  • vaše osobní údaje nám může poskytnout osoba, která potvrzuje vaše reference a pokud dáte „lajk“ naší stránce na Facebooku nebo nás budete sledovat na Twitteru (nebo podobných stránkách), získáme vaše osobní údaje z těchto stránek.

Osobní údaje, které shromažďujeme automaticky

• Podle účelu a s ohledem na veškeré místní právní předpisy a požadavky můžeme automaticky shromažďovat následující osobní údaje následujícím způsobem:

• • komunikace určené společnosti Hays a odeslané prostřednictvím systémů Hays včetně e-mailů, okamžitých zpráv, příspěvků na sociální sítě, SMS zpráv a zpráv v komunikačních aplikacích (jako je WhatsApp).
  • při vaší návštěvě našich webových stránek vaše IP adresa, datum, čas a frekvence vašich návštěv webové stránky a také způsob prohlížení jejího obsahu. Údaje o vás shromažďujeme také v případech, kdy nás kontaktujete prostřednictvím webové stránky, např. při použití chatu.
  • prostřednictvím souborů cookies v souladu s jejich nastavením ve vašem prohlížeči. Data o vaší činnosti na našich webových stránkách můžeme použít ke zlepšení naší vzájemné komunikace. Chcete-li zjistit více o souborech cookies, způsobech, kterými je používáme a možnostech, které dávají vám, seznamte se s našimi Všeobecnými zásadami ochrany osobních údajů.

JAK POUŽÍVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?

Údaje o náboru obvykle používáme následujícími způsoby:

1. abychom zajistili hladký průběh náboru,
2. abychom posoudili vaši vhodnost pro pracovní role,
3. abychom mohli sledovat rovnost příležitostí (dle potřeby a v souladu s místní legislativou),
4. ke vznášení, uplatňování a obhajobě právních nároků a
5. k tomu, abychom vám pomohli a pochopili své právní závazky v případě vaší nemoci nebo postižení.

Níže najdete podrobnější popis každého z uvedených účelů.

Abychom zajistili hladký průběh náboru

• Níže najdete seznam různých způsobů zpracování a použití vašich osobních údajů k uvedenému účelu, a to dle okolností a v souladu s místní legislativou a dalšími požadavky:
  • vaše údaje získáváme od vás a z dalších zdrojů, jako jsou osoby potvrzující reference,

o  vaše údaje předáváme náborovým specialistům, kteří nám pomáhají hledat nové zaměstnance,

o  naši náboroví specialisté vás mohou kontaktovat v souvislosti s příslušnou rolí,

• • naši náboroví manažeři se mohou rozhodovat, jestli vám nabídnou pracovní pozici,
  • stanovíme podmínky, za kterých pro nás budete pracovat,
  • interní náboroví specialisté předají vaše údaje náborovým manažerům za účelem diskuse o vaší vhodnosti pro roli v Hays;
  • posuzujeme vaši kvalifikaci k výkonu konkrétní pozice nebo provedení úkolu včetně rozhodnutí o jmenování,
  • informujeme vás o výsledcích vaší žádosti o zaměstnání,
  • ověřujeme získané údaje s využitím zdrojů třetích stran (jako jsou psychometrická hodnocení nebo testy dovedností), případně formou požadavků na poskytnutí informací (např. reference, kvalifikace a údaje o možné trestní minulosti, a to vždy v nezbytném rozsahu a v souladu s místní legislativou),
  • uchováváme a přenášíme vaše údaje (a dle potřeby je aktualizujeme) v našich interních náborových databázích a systémech na sledování přihlášek uchazečů a mezi nimi,
  • plníme svoje právní povinnosti související se zjištěnými kriminálními delikty ve smyslu výběru daní a dalších poplatků,
  • vedeme záznamy o vaší účasti na pohovorech a dalších hodnoceních,
  • připravujeme pro vás další nabídky zaměstnání,
  • provádíme průzkumy spokojenosti během našich náborů,
  • V souladu s místní legislativou (s ohledem na skutečnost, že v některých jurisdikcích, kde působíme, je povolený rozsah této formy zpracování údajů omezený):
    • sledujeme komunikace určené společnosti Hays a odeslané prostřednictvím systémů Hays včetně e-mailů, okamžitých zpráv, příspěvků na sociální sítě, SMS zpráv a zpráv v komunikačních aplikacích (jako je WhatsApp),
    • vedeme záznamy o bezpečnostních údajích, abychom věděli, kdo se v našich objektech v danou dobu nachází, a
    • naše objekty sledujeme pomocí průmyslové televize, abychom zajistili bezpečnost našich zaměstnanců a majetku.
  • Plníme veškeré další povinnosti nebo požadavky, které vyplývají z náboru.
  • Pokud se budete úspěšně ucházet o určitou roli, přeneseme vaše osobní údaje do našich interních HR systémů,
  • a pokud se o roli u společnosti Hays nebudete ucházet úspěšně, můžeme vaše osobní údaje zpracovat, abychom vás představili jiným členům týmu Hays, se kterými prodiskutujete, jestli si přejete, abychom pokračovali ve zpracování vašich osobních údajů a pomohli vám najít vhodnou roli u některého z našich klientů. Za takových okolností se stanete „uchazečem“ a budou pro vás platit naše Všeobecné zásady ochrany osobních údajů.

Abychom posoudili vaši vhodnost pro pracovní role

• Je pravděpodobné, že vedle obvyklých procesů v oboru personálního řízení bude díky technologickému pokroku v budoucnu možné využít strojového učení, profilace a algoritmů, které nám usnadní rozhodování o náboru, zpřesní hodnocení vaší vhodnosti k pracovním rolím a umožní nám přijímat další rozhodnutí o našem náboru. Díky této zajímavé příležitosti získáme možnost zvýšit kvalitu našich obchodních procesů i přívětivost našich pracovišť. Za příslušných okolností a v rozsahu povoleném platnou legislativou vás můžeme požádat o souhlas s provedením některých z výše uvedených činností.

Sledování rovnosti příležitostí

• V rámci řízení našich náborů přikládáme velký význam našim zásadám o rovnosti příležitostí. V některých jurisdikcích, kde je zpracování podobných údajů přípustné v souladu s místní legislativou, o vás můžeme shromažďovat některé informace spadající do kategorie „údajů o diverzitě“. Může jít o informace o etnicitě, pohlaví, hendikepech, věku, sexuální orientaci, náboženském vyznání nebo jiných přesvědčeních, dětech v péči / dalších pečovatelských závazcích a/nebo sociálně-ekonomickém postavení. Dle okolností a v souladu s platnou místní legislativou a dalšími požadavky použijeme tyto anonymizované informace při sledování toho, jak zajišťujeme rovnost příležitostí.

Vznášení, uplatňování a obhajoba právních nároků

• Za méně běžných okolností můžeme vaše osobní údaje použít také k vznášení, uplatňování a obhajobě právních nároků.

Abychom vám pomohli a pochopili své právní závazky v případě vaší nemoci nebo postižení

• Pokud trpíte jakýmikoli zdravotními problémy nebo máte hendikep, můžeme v souladu s požadavky místní legislativy pořídit záznam o podrobnostech a dle potřeby provést přiměřené úpravy pohovoru a dalších okolností náboru.

Připomínáme, že výše uvedený seznam způsobů použití vašich osobních údajů k uvedenému účelu není vyčerpávající.

Vaše osobní údaje použijeme pouze k účelům, za jakými je shromáždíme, pokud nebudeme považovat za přiměřené jejich jiné použití, které by bylo v souladu s původními účely. Pokud budeme potřebovat použít vaše osobní údaje k nesouvisejícím účelům, upozorníme vás na tuto skutečnost a vysvětlíme vám právní základ, který nám takové použití povoluje.

Další informace o právním základu našich postupů při využití a zpracování vašich osobních údajů výše uvedenými způsoby najdete níže v oddílu Právní základ pro zpracování vašich údajů.

Vezměte prosím na vědomí, že v některých jurisdikcích, kde působíme, nám místní legislativa může ukládat další povinnosti při využití vašich osobních údajů. Více informací o dalších takových pravidlech platných ve vaší jurisdikci najdete v Příloze 3.

KOMU POSKYTUJEME OSOBNÍ ÚDAJE?

• Dle okolností a v souladu s místní legislativou a dalšími požadavky můžeme některé vaše osobní údaje různými způsoby a z různých důvodů poskytnout následujícím kategoriím osob:
  • jakékoli společnosti z naší skupiny (mohou sem patřit také naše zámořské pobočky),
  • vašim rodinným příslušníkům a zástupcům,
  • externím organizacím (například takovým, které provádějí psychomotorické testy) a obchodním partnerům a profesním poradcům, což nám umožní posoudit vaši vhodnost pro danou roli,
  • dle potřeby také náborovým specialistům, kteří nám pomáhají vyhledat pro vás správnou roli,
  • jednotlivcům a organizacím uchovávajícím údaje související s vašimi referencemi nebo nabídkami práce v naší společnosti, jako jsou bývalí zaměstnavatelé, vzdělávací a výzkumné organizace, imigrační úřady a pracovní a náborové agentury,
  • třetím stranám, abychom splnili své právní povinnosti, související např. s požadavky imigračních úřadů,
  • třetím stranám, které uchovávají informace o vašich finančních poměrech, jako jsou finanční organizace, registry dlužníků a vymahatelské agentury,
  • dle okolností pracovníkům ve zdravotnictví, jako jsou vaši praktičtí lékaři a odborníci na ochranu zdraví při práci,
  • třetím stranám, které jako externí poskytovatelé služeb plní některé z našich funkcí (včetně externích konzultantů, obchodních partnerů a odborných poradců jako jsou právníci, auditoři, účetní, pracovníci technické podpory a IT poradci provádějící testování nebo vývoj našich provozních technologických systémů,
  • třetím stranám, které nám poskytují IT služby nebo zajišťují uchovávání našich dokumentů a s nimiž máme uzavřenou příslušnou smlouvu o zpracování údajů (nebo podobnou dohodu),

• • třetím stranám, které nám poskytují podporu nebo pomoc při soudních řízeních (včetně právních poradců, svědků, odborníků a soudních nebo správních úřadů),
  • třetím stranám, jejichž služeb využíváme při ověřování referencí, kvalifikace a trestní minulosti v příslušném rozsahu povoleném místní legislativou, a
  • pokud v budoucnu dojde k fúzi společnosti Hays s jinou firmou nebo bude společnost Hays převzata jinou firmou (případně pokud probíhají významné rozhovory o takové možnosti), můžeme vaše osobní údaje poskytnout (potenciálním) novým vlastníkům podniku nebo společnosti.

JAK CHRÁNÍME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?

• Na ochraně vašich údajů nám záleží. Proto jsem zavedli opatření, která mají zabránit neoprávněnému přístupu a případnému zneužití osobních údajů. Příkladem mohou být opatření, jejichž prostřednictvím je možné vypořádat se s případným ohrožením bezpečnosti údajů.
• Zavázali jsme se přijmout veškerá přiměřená a vhodná opatření k ochraně osobních údajů, které uchováváme, před zneužitím, ztrátou nebo neoprávněným přístupem. Tuto ochranu zajišťujeme pomocí řady speciálních technických a organizačních řešení.

• Pokud se domníváte, že došlo ke zneužití, ztrátě nebo neoprávněnému přístupu k vašim osobním údajům, neprodleně nás kontaktujte. Podrobný popis způsobů, kterými nás můžete kontaktovat, najdete v Příloze 1.

JAK DLOUHO UCHOVÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?

• V souladu s vašimi právy (vysvětlenými v těchto Zásadách ochrany osobních údajů pro interní nábor) budeme zpracovávat vaše údaje běžným způsobem od okamžiku, kdy nás poprvé kontaktujete, a budeme je uchovávat po dobu trvání náboru. Přesná délka tohoto období závisí na typu údajů, našich oprávněných obchodních potřebách a dalších legislativních předpisech a nařízeních, na jejichž základě jsme povinni tyto údaje po určité minimální období uchovávat. Údaje můžeme například uchovávat po určitou dobu, abychom splnili požadavky místní legislativy související s imigračními kontrolami nebo abychom mohli odpovídat na jakékoli vaše budoucí dotazy ohledně náboru.
• Při posuzování příslušné délky období, po které uchováváme různé typy osobních údajů, vždy zvažujeme objem, povahu a citlivost příslušných osobních údajů, riziko možných škod vzniklých v důsledku neoprávněného použití nebo zveřejnění takových osobních údajů, účely, za kterými tyto osobní údaje potřebujeme zpracovávat, a možnost naplnění takových účelů jinými prostředky (samozřejmě vedle splnění našich zákonných povinností a řádného řízení rizik dle popisu výše).
• Jakmile bude rozhodnuto, že vaše osobní údaje už nepotřebujeme uchovávat, vymažeme je z našich systémů.

JAK ZÍSKÁTE PŘÍSTUP K OSOBNÍM ÚDAJŮM, KTERÉ JSTE NÁM POSKYTLI, JAK JE MŮŽETE ZMĚNIT A JAK JE MŮŽETE ZÍSKAT ZPĚT?

Jedním z hlavních cílů GDPR je ochrana a vyjasnění práv občanů EU a osob v EU ve smyslu ochrany osobních údajů. Práva, která jsou vymezena níže, máte i v případě, že jste nám své osobní údaje již poskytli.

Pokud se o těchto právech a možnostech jejich uplatnění chcete dovědět více, obraťte se na nás na kontaktech uvedených v Příloze 1. Vaše žádosti budeme vyřizovat bez zbytečného odkladu a v každém případě je vyřídíme do jednoho měsíce (tato lhůta může být prodloužena v souladu s platnou legislativou). Vezměte prosím na vědomí, že komunikaci s vámi zaznamenáváme, abychom zajistili hladké řešení veškerých problémů, na které poukážete.

Na základě GDPR máte ve smyslu svých osobních údajů následující práva:

Právo vznést námitku

• Toto právo znamená, že můžete vznést námitku vůči našemu zpracování vašich osobních údajů, které provádíme z některého z následujících čtyř důvodů: (i) abychom naplnili naše oprávněné zájmy, (ii) abychom vyhověli veřejnému zájmu nebo podpořili činnost úřadů, nebo (iii) abychom vám mohli přímo zasílat marketingové materiály a (iv) pro vědecké, historické, výzkumné a statistické účely.
• Výše uvedená kategorie „oprávněných zájmů“ se pravděpodobně bude týkat našeho náboru, a pokud máte námitku vůči zpracování vašich osobních údajů z naší strany, které považujeme za nezbytné k naplnění našich oprávněných zájmů, musíme na tuto námitku reagovat ukončením příslušné činnosti s výjimkou případů, kdy:
  • můžeme doložit, že existují závazné legitimní důvody ke zpracování údajů, které převažují vaše zájmy nebo

• • vaše údaje zpracováváme za účelem vznášení, uplatňování a obhajoby právních nároků.

Právo na odvolání souhlasu s použitím osobních údajů

• Pokud jsme získali váš souhlas se zpracováním osobních údajů v rámci určitých činností (např. automatická profilace), můžete tento souhlas kdykoli odvolat a my ukončíme konkrétní činnost, s jejímž prováděním jste předtím souhlasili. Výjimkou jsou případy, kdy se budeme domnívat, že pro další zpracování vašich údajů za daným účelem existuje alternativní právní základ, což je okolnost, o které vás budeme informovat.

Právo subjektu údajů na podání žádosti o přístup (DSAR)

• Kdykoli nás můžete požádat o informace o tom, jaké údaje o vás uchováváme. Zároveň můžete požadovat, abychom vaše údaje upravili, aktualizovali nebo vymazali. Můžeme vás požádat o poskytnutí dalších informací o vašem požadavku. Případný přístup k údajům, které o vás uchováváme, nebude zpoplatněný, pokud nebude „zjevně bezdůvodný nebo neoprávněný“. Požadavky na poskytnutí dalších kopií takových údajů z naší strany mohou podléhat povinnosti uhradit přiměřený administrativní poplatek, pokud ji legislativa připouští. V souladu s platným právem můžeme v podobných případech vaši žádost zamítnout. Pokud k tomu dojde, sdělíme vám své důvody.

• Vezměte prosím na vědomí, že v některých jurisdikcích, kde působíme, plníme další závazky, které nám ve smyslu požadavků na přístup k údajům ze strany subjektů údajů ukládá místní legislativa. Více informací o dalších takových požadavcích platných ve vaší jurisdikci najdete v Příloze 3.

Právo na výmaz

• Za určitých okolností máte právo požadovat „výmaz“ svých osobních údajů. Pro dané údaje musí platit některé z následujících kritérií:
  • údaje již nejsou potřebné k účelu, za kterým byly původně získány a/nebo zpracovány,
  • svůj dříve udělený souhlas se zpracováním údajů z naší strany jste následně odvolali a neexistuje žádný platný důvod k jejich dalšímu zpracování,
  • údaje byly zpracovány v rozporu s platným právem (např. způsobem, který není v souladu s GDPR),
  • údaje je nutné vymazat, abychom jako jejich správce splnili své povinnosti dle evropské nebo národní legislativy, nebo
  • údaje zpracováváme, protože jsme přesvědčeni, že tím sledujeme své oprávněné zájmy, vy vůči jejich zpracování vznesete námitku a my nemůžeme prokázat, že existují legitimní převažující důvody k jejich dalšímu zpracování.
• Vezměte prosím na vědomí, že v některých jurisdikcích, kde působíme, plníme další závazky ve smyslu práva subjektů údajů na výmaz a v souladu s místní legislativou můžeme vaši žádost zamítnout. Více informací o dalších takových požadavcích platných ve vaší jurisdikci najdete v Příloze 3.
• Vaši žádost o výmaz jsme oprávněni odmítnout pouze v některém z následujících případů:
  • abychom uplatnili své právo na svobodu vyjadřování a přístup k informacím,
  • abychom splnili své zákonné povinnosti nebo za účelem prosazování veřejného zájmu, případně podpořili činnost úřadů,
  • za účelem ochrany veřejného zdraví v rámci prosazování veřejného zájmu,
  • pro potřeby archivace, výzkumu nebo statistiky, nebo
  • abychom uplatnili nebo obhájili svůj právní nárok.

• Pokud vyhovíme platné žádosti o výmaz údajů, přijmeme přiměřená a proveditelná opatření k vymazání příslušných údajů.

Právo na omezení zpracování

• Za určitých okolností máte právo požadovat, abychom zpracování vašich osobních údajů omezili. V takových případech můžeme vaše údaje nadále pouze uchovávat a nesmíme provádět jejich další zpracování, pokud: (i) nebude některá z níže uvedených okolností vyřešena, (ii) vyjádříte svůj souhlas nebo (iii) je další zpracování nezbytné k vznesení, uplatnění nebo obhajobě právních nároků, ochraně práv jiné osoby nebo z důvodů významného veřejného zájmu EU nebo jejího členského státu.
• Mezi okolnosti, za kterých jste oprávněni požadovat omezené zpracování svých osobních údajů, patří:
  • Případy, kdy rozporujete přesnost vašich osobních údajů, které zpracováváme. Platí-li tato okolnost, omezíme zpracování vašich osobních údajů do doby, než ověříme jejich přesnost.
  • Případy, kdy vznesete námitku vůči našemu zpracování vašich osobních údajů za účelem prosazení našich oprávněných zájmů. Platí-li tato okolnost, můžete požadovat omezené zpracování údajů do doby, než ověříme, jaké jsou naše důvody k jejich zpracování.
  • Pokud bude naše zpracování vašich údajů protiprávní a vy požádáte o omezené zpracování namísto výmazu.
  • Pokud již nebudeme potřebovat zpracovávat vaše osobní údaje, ale na vaší straně vznikne potřeba použít tyto údaje k vznesení, uplatnění a obhajobě právního nároku.

• Pokud jsme za uvedených okolností vaše údaje poskytli třetím stranám, budeme tyto strany informovat o vašem požadavku na omezené zpracování. Výjimku představují případy, kdy by to bylo nemožné nebo by za tímto účelem bylo nutné vynaložit nepřiměřené úsilí. O každém odvolání omezeného zpracování vašich osobních údajů vás samozřejmě budeme informovat.

Právo na opravu

• Máte také právo požadovat opravu veškerých nepřesných nebo neúplných osobních údajů, které o vás uchováváme. Toto právo můžete uplatnit také formou dodatečného prohlášení. Pokud jsme za takových okolností vaše údaje poskytli třetím stranám, budeme tyto strany informovat o vašem požadavku na provedení oprav. Výjimku představují případy, kdy by to bylo nemožné nebo by za tímto účelem bylo nutné vynaložit nepřiměřené úsilí. Dále můžete požádat o podrobnosti o třetích stranách, kterým jsme nesprávné nebo neúplné osobní údaje poskytli. Budeme-li se domnívat, že vyhovění vaší žádosti není z naší strany žádoucí, sdělíme vám důvody takového rozhodnutí.

Právo na přenositelnost údajů

• Máte právo požádat o přenos vašich osobních údajů mezi různými správci údajů. V praxi to znamená, že můžete údaje, které o vás uchováváme, přenášet k jiným potenciálním zaměstnavatelům nebo třetím stranám. Abychom vám tento přenos usnadnili, poskytneme vám vaše údaje v běžném, strojově čitelném formátu. Svoje údaje tak budete moci přenést k jiným potenciálním zaměstnavatelům. V některých případech provedeme přenos údajů za vás. Právo na přenos se týká: (i) osobních údajů, které zpracováváme automaticky (tj. bez zásahu lidského faktoru), (ii) osobních údajů, které nám poskytnete a (iii) osobních údajů, které zpracováváme na základě vašeho souhlasu nebo v rámci plnění smluvních závazků.

Právo podat stížnost k dozorovému úřadu

• Dále máte právo podat stížnost k místnímu dozorovému úřadu. Podrobný popis způsobů, kterými ho můžete kontaktovat, najdete v Příloze 2.

Přejete-li si uplatnit některé z těchto práv nebo chcete-li odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů (tam, kde souhlas představuje právní základ zpracování vašich osobních údajů), najdete podrobný popis způsobů, kterými nás můžete kontaktovat, v Příloze 1. Vezměte prosím na vědomí, že komunikaci s vámi zaznamenáváme, abychom zajistili hladké řešení veškerých problémů, na které poukážete.

Je důležité, aby vaše osobní údaje, které uchováváme, byly přesné a aktuální. Proto nás po dobu, během které vaše údaje uchováváme, prosím informujte o veškerých změnách.

KDO ODPOVÍDÁ ZA ZPRACOVÁNÍ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

• V Příloze 1 zjistíte, které subjekty Hays odpovídají za zpracování vašich osobních údajů, včetně informací o jejich sídlech.

• V případě jakýchkoli komentářů nebo návrhů souvisejících s těmito Zásadami ochrany osobních údajů pro interní nábor se na nás obraťte na kontaktech uvedených v Příloze 1. Ochranu soukromí bereme vážně, takže se s vámi spojíme co nejdříve.

JAK UCHOVÁVÁME A PŘENÁŠÍME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE PŘI PŘESHRANIČNÍCH ČINNOSTECH?

• Hays je globální personální společnost. Díky této skutečnosti můžeme poskytovat služby na vysoké úrovni. Abychom v tom mohli pokračovat v souladu s účely popsanými v těchto Zásadách ochrany osobních údajů pro interní nábor, můžeme vaše údaje přenášet k níže uvedeným příjemcům mimo vaši jurisdikci:
  • mezi subjekty Hays a v rámci jejich organizačních struktur,

• • k poskytovatelům cloudových úložišť,
  • jiným třetím stranám popsaným výše v oddílu Komu poskytujeme osobní údaje?
• Vaše údaje chceme uchovávat a přenášet bezpečně. Mimo Evropský hospodářský prostor neboli EHP (tj. členské státy Evropské unie a Norsko, Island a Lichtenštejnsko) budeme proto údaje přenášet výhradně v souladu s legislativou upravující ochranu osobních údajů a budeme k tomu využívat prostředky, které umožní odpovídající ochranu vašich údajů, např.:
  • smlouvy o přenosu údajů obsahující standardní smluvní ustanovení přijatá Evropskou komisí a upravující přenos osobních údajů správci údajů v EHP ke správcům údajů a zpracovatelům v jurisdikcích, kde neplatí odpovídající zákony o ochraně osobních údajů,
  • podpis Zastřešující dohody o ochraně osobních údajů mezi EU a USA upravující přenos osobních údajů od subjektů v EU k subjektům ve Spojených státech amerických nebo jakékoli rovnocenné dohody týkající se jiných jurisdikcí,
  • přenos vašich údajů do zemí, kde Evropská komise zjistila odpovídající míru ochrany osobních údajů na základě místní legislativy,
  • pokud je to pro uzavření nebo plnění naší smlouvy s třetí stranou nutné a přenos údajů je ve smyslu takové smlouvy ve vašem zájmu (např. pokud potřebujeme přenést vaše údaje ke správci zaměstnaneckých výhod mimo EHP),
  • nebo pokud jste s přenosem údajů vyjádřili souhlas.

• Abychom zajistili adekvátní míru ochrany vašich osobních údajů, zavedli jsme příslušné postupy práce se třetími stranami, kterým vaše osobní údaje poskytujeme. Díky tomu jsou vaše osobní údaje těmito třetími stranami využívány způsobem odpovídajícím platné legislativě o ochraně osobních údajů.

PRÁVNÍ ZÁKLAD PRO ZPRACOVÁNÍ VAŠICH ÚDAJŮ Z NAŠÍ STRANY

Existuje řada různých možností zpracování vašich osobních údajů zákonným způsobem. Jejich popis najdete níže.

Zpracování vašich osobních údajů v rámci našich oprávněných zájmů

• Článek 6(1)(f) GDPR je v tomto smyslu relevantní – stanoví, že vaše údaje můžeme zpracovávat, pokud je to „nezbytné pro účely oprávněných zájmů [naší společnosti] či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost [vaše] zájmy nebo základní práva a svobody vyžadující ochranu osobních údajů“.
• Následující seznam obsahuje některé příklady činností prováděných při zpracování v rámci našich oprávněných zájmů za účelem zajištění úspěšného průběhu náboru:
  • posuzujeme vaši vhodnost pro roli ve společnosti Hays,
  • informujeme vás o výsledcích vaší žádosti o zaměstnání,
  • naplňujeme naše interní administrativní potřeby,
  • provádíme příslušné kontroly vaší situace a
  • pomáháme vám při vznášení, uplatňování a obhajobě právních nároků.
• Další příklady způsobů zpracování vašich osobních údajů z naší strany za účelem naplnění našich oprávněných zájmů najdete v seznamu uvedeném výše v oddílu Abychom zajistili hladký průběh náboru.

Zpracování vašich osobních údajů nezbytné pro splnění našich zákonných povinností

• Vedle povinností, které nám vznikají v souvislosti s náborem, jsme vázáni také dalšími zákonnými povinnostmi, které musíme splnit. Článek (6)(1)(c) GDPR stanoví, že vaše osobní údaje můžeme zpracovávat, pokud je to „nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce [nás] vztahuje“.
• Příklady našich právních povinností najdete v seznamu uvedeném výše v oddílu Abychom zajistili hladký průběh náboru.

Zpracování vašich citlivých osobních údajů nezbytné pro uplatnění našich práv nebo plnění našich pracovněprávních povinností a povinností, které nám ukládá legislativa v oblasti sociálního zabezpečení

• V některých případech bude nutné, abychom v rámci našeho náboru zpracovávali vaše citlivé osobní údaje. Článek 9(2)(b) GDPR nám to umožňuje v případech, kdy je takové zpracování „nezbytné pro účely plnění povinností a výkon zvláštních práv [našich či vašich] ... v oblasti pracovního práva a práva v oblasti sociálního zabezpečení a sociální ochrany“, pokud je povoleno právem.
• Pokud to vyžaduje místní legislativa, zpracováváme vaše citlivé osobní údaje, abychom zajistili splnění svých povinností v oblasti rovnosti příležitostí, ale během našeho náboru můžeme z dalších důvodů zpracovávat i jiné součásti vašich citlivých osobních údajů. Příklady způsobů zpracování vašich citlivých osobních údajů v rámci našeho náboru jsou uvedeny v seznamu v oddílu Abychom zajistili hladký průběh náboru.
• Dle okolností a v souladu s platnou místní legislativou a předpisy můžeme zpracovávat také údaje o vašem zdravotním stavu, které nám umožní poskytnout vám odpovídající podporu v případě zdravotních problémů nebo postižení na vaší straně. Účelem takového zpracování je provedení veškerých přiměřených úprav pohovoru a dalších fází náboru. Další informace najdete zde.
• Vezměte prosím na vědomí, že v některých jurisdikcích, kde působíme, nám místní legislativa při zpracování vašich citlivých osobních údajů ukládá jiné povinnosti. Více informací o dalších takových požadavcích platných ve vaší jurisdikci najdete v Příloze 3.

Zpracování vašich osobních údajů za účelem vznášení, uplatňování a obhajoby právních nároků

• Zpracování osobních údajů a citlivých osobních údajů může být z našeho pohledu někdy nezbytné v souvislosti s uplatněním nebo obhajobou našich právních nároků. Článek 9(2)(f) GDPR to umožňuje, pokud je takové zpracování „nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků nebo pokud soudy jednají v rámci svých soudních pravomocí“.
• K takové situaci může dojít, například pokud budeme potřebovat právní poradenství v rámci soudního řízení nebo nám legislativa bude ukládat povinnost uchovávat nebo poskytnout určité informace v rámci soudního řízení.

Udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů

• Za velmi výjimečných okolností jsme povinni získat před provedením určitých činností při zpracování vašich osobních údajů váš vědomý souhlas. Článek 4(11) GDPR stanoví, že (vědomé) potvrzení souhlasu je „jakýkoli svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů“. V běžném jazyce to znamená:
  • že nám svůj souhlas musíte dát svobodně, aniž bychom na vás vyvíjeli jakýkoli nátlak,
  • že musíte vědět, k čemu dáváte svůj souhlas, takže vám musíme poskytnout dostatek informací,
  • že vás musíme požádat o souhlas s každou jednotlivou činností zvlášť, takže žádosti o souhlas „neslučujeme“ a vy díky tomu přesně víte, s čím souhlasíte,
  • že byste měli výslovně a kladně vyjádřit svůj souhlas – obvykle označením zaškrtávacího pole, které zajistí jednoznačné a jasné splnění tohoto požadavku.
• Jakmile zavedeme tyto způsoby zpracování vyžadující váš souhlas, poskytneme vám více informací, abyste se mohli rozhodnout, jestli nám dáte svůj vědomý souhlas.
• Vezměte prosím na vědomí, že v některých jurisdikcích, kde působíme, plníme další závazky, které nám ve smyslu získání souhlasu ukládá místní legislativa. Více informací o dalších takových požadavcích platných ve vaší jurisdikci najdete v Příloze 3.
• Svůj souhlas s těmito činnostmi máte právo odvolat. Můžete to udělat kdykoli – podrobnosti o přesném postupu najdete výše v oddílu Právo na odvolání souhlasu.

Nemyslíme si, že by vás tyto činnosti nějak poškozovaly. Vaše právo vznášet za určitých okolností námitky vůči našemu zpracování vašich osobních údajů však zůstává zachováno. Pokud chcete zjistit více o těchto okolnostech a postupu vznášení námitek vůči zpracování, seznamte se s obsahem oddílu s názvem Právo vznášet námitky.

PŘÍLOHA 1 – JAK NÁS KONTAKTOVAT

PŘÍLOHA 2 – JAK MŮŽETE KONTAKTOVAT MÍSTNÍ DOZOROVÝ ÚŘAD

PŘÍLOHA 3 – MÍSTNĚ SPECIFICKÉ ODCHYLKY OD NAŠICH ZÁSAD OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ PRO INTERNÍ NÁBOR