Jak prezentovat

Vlhké a chvějící se ruce. Hlas, který jako by vám ani nepatřil – třaslavý, pisklavý, nejistý. Co se to děje? Předpokládá se, že byste to měl mít pod kontrolou. Skutečností je, že je to možná již dávno, co jste dělal nějakou prezentaci. A možná, že je to vaše úplně první prezentace. A vy si v tomto ohledu připadáte tak trochu zrezivělý…

Význam prezentačních schopností
Obchodní metody ve 21. století nastavily na celém světě vysoké standardy. Při prezentování vás samých vůči jiné osobě v rámci organizace (ať již po telefonu nebo tváří v tvář nebo přes satelitní komunikační síť) přenášíte vibrace, které se automaticky šíří po celém pracovišti. Tyto vibrace představují signály o firemní kultuře, etice a o tom, jakým způsobem vy sami prezentujete sami sebe mimo pracoviště. Koneckonců, většina obchodních rozhodnutí je učiněna na základě důvěry, kterou zástupci produktu vědomě či nevědomě vykreslí. To se nevztahuje pouze na pracovníky z oddělení prodeje, avšak na každého jednotlivce v rámci organizace.

Roma Bhowmicková, vedoucí školicího střediska ve společnosti Hays Services, říká: „Pro každého jednotlivce v rámci společnosti, který přichází do styku se zákazníky nebo musí podávat hlášení svému týmu, pro kohokoli z vedoucích pracovníků nebo členů správní rady a pro kohokoli, kdo se chce stát vedoucím pracovníkem, jsou prezentační schopnosti naprosto nedocenitelné.“

Když se naučíte prezentovat vaše nápady strukturovaným a logickým způsobem, získáte schopnost, kterou lze přenést i do každodenního pracovního života. Bude se vám hodit při pracovních zasedáních, při telefonických hovorech i při přesvědčování vašeho ředitele, aby zakoupil určitý produkt nebo službu. „A co víc“, říká Roma Bhowmicková, „uvidíte, že vaše sebedůvěra se postupně upevní, ušetříte časovou režii nutnou na zpracování vašich projektů strukturovaným způsobem, a také uvidíte rychlejší výsledky.“

Podle Romy není umění mluvit na veřejnosti vždy přirozenou vlastností (ačkoliv to může pomoci). Mnoho lidí může toto své umění zdokonalit prostřednictvím kvalitního školení.

Ať již jste ostýchaví, sebejistí nebo arogantní, musíte – chcete-li dosáhnout úspěchu - překonat určité překážky. Nezáleží na tom, jaký typ osobnosti jste. Když budete stát před davem lidí a budete muset podat určitý výkon, dopadne na vás tvrdá realita situace - ve skutečnosti tam bude znít jen jediný hlas – ten váš! To, v kombinaci s řadou dychtivých očí, které se na vás budou upírat, může vyvolat dojem paniky u řečníka. Někteří lidé se při přednášení obvykle zaměří na jednu určitou osobu v sále. Tento přístup sice může být efektivní v situaci, kdy je v sále rozsáhlé publikum, ale v místnosti s menší skupinou lidí to ztrácí význam.

Klíčem k efektivní prezentaci, je nacvičování. Zvykejte si na zvuk vašeho vlastního hlasu. Nacvičujte přes skupinou vašich přátel nebo kolegů a vyžádejte si od nich co nejpřesnější zpětnou vazbu.

Příprava prezentace
Plánování, příprava a realizace prezentace se může podobat výstupu na ledovec. To, co je vidět, je vrcholek ledovce, tj. prezentace samotná. Pod povrchem však je hromada ledu, v našem případě hromada plánování a přípravy.

Nejdůležitější částí prezentace je plánování a příprava. Pokud tyto fáze nejsou strukturovány (nejsou podepřeny informacemi a relevantním obsahem), může se stát, že prezentace nebude pro posluchače uvěřitelná. Pak budou všechny pokusy o vzdělávání nebo informování zastíněny negativními aspekty prezentace.

Během prezentace
Zaujetí posluchačů a udržení jejich zájmu v průběhu prezentace je základním faktorem, jenž vám pomůže dosáhnout vašeho cíle, kterým je přesvědčení nebo výcvik posluchačů. „Jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout“, říká Roma, „je začlenit mezi snímky aplikace PowerPoint také vizuální obrázky. Dále je nutno mít na paměti, že v případě, kdy jsou v průběhu prezentace distribuovány pomocné materiály, mohou takové materiály odlákat pozornost posluchačů od vaší prezentace a budou je rozptylovat. Pokud je však předmět prezentace technické povahy, mohou být kopie snímků posluchačům k užitku, protože si k nim mohou dělat poznámky. Nejlepší je distribuovat pomocné materiály ještě před začátkem prezentace.“

„Dobrá prezentace představuje jasné a výstižné sdělení, které bude pro posluchače relevantní. To, zda je prezentace pro posluchače relevantní, se dá snadno poznat. Posluchači jsou dobře naladěni a jejich otázky odrážejí jejich zájem o předmět prezentace. Neúspěšná prezentace je taková, která posluchače nezaujme a jejíž předmět nebo postoj není pro posluchače relevantní. Když se řečník nepřipraví na svůj výstup, když mumlá nebo jeho řeč postrádá intonaci, posluchači nebudou respektovat stanovisko řečníka a nebudou mu naslouchat.“

Už jste někdy navštívili zasedání, kde se příliš sebejistý obchodník staví na hlavu, aby vám něco prodal, a poté, co se pokusí propojit svůj laptop s vaším systémem, spojení selže? Roma k tomu říká: „To je jedna z nejběžnějších zkušeností během zasedání. Prezentace může být naprosto perfektně připravena, avšak k čemu to je, když ji posluchači nemohou shlédnout? Klíčovým faktorem je opět příprava. Je záhodno, abyste vždy před prezentací zavolali do místa, kde se bude prezentace konat, a zjistili, zda je místní systém kompatibilní s vaším laptopem. Dále je nezbytné, abyste na místo dorazili dostatečně brzy. Kromě toho mějte na paměti, že moudrý člověk vždy předpokládá, že se může stát něco neočekávaného, takže pokud k tomu dojde, měli byste s sebou vždy mít tištěnou verzi prezentace, abyste mohli použít flipchart nebo datový projektor pro případ, že by selhalo vše ostatní!“

Jaké je tedy zlaté pravidlo pro bezvadnou prezentaci? Příprava. Dobrá struktura může automaticky stanovit základní pravidla, která vám umožní sdělit posluchačům, co jste jim chtěli říci. Kliknutím na níže uvedené odkazy získáte kompletního průvodce úspěšnou prezentací nazvaného „Prezentační metody“. Jestliže použijete tyto jednoduché kroky, budete se během prezentace cítit sebejistěji a následný efekt bude úžasný!